Die Legalisation kenianischer, somalischer, eritreischer und burundischer Urkunden ist nicht möglich.

ÜBERPRÜFUNG KENIANISCHER URKUNDEN IM WEGE DER AMTSHILFE

Voraussetzungen

Kenia ist kein Mitgliedsstaat des Haager Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation.

Die Voraussetzungen für die Legalisation kenianischer Urkunden sind seit 2002 nicht mehr gegeben.

Stattdessen besteht für deutsche Behörden die Möglichkeit, kenianische Urkunden im Wege der Amtshilfe überprüfen zu lassen.

Dies erfolgt durch eine vertrauensanwaltliche Überprüfung von Personenstandsurkunden und beinhaltet den Abgleich mit den standesamtlichen Registern. Hierdurch kann inländischen Stellen eine Entscheidungshilfe gegeben werden.

Eine inhaltliche Überprüfung des in den Urkunden bezeugten Sachverhalts kann durch die Vertrauensanwälte nicht geleistet werden. Ebenso werden keine Befragungen von Familienmitgliedern, Bekannten etc. durchgeführt.

Affidavits, Chief Letter, Gerichtsbeschlüsse und ähnliche Dokumente können nicht mit Registern abgeglichen werden. Hier ist lediglich eine Sachverhaltsprüfung bei den ausstellenden Stellen möglich.

Ob eine Überprüfung erforderlich ist, liegt im Ermessen der jeweiligen deutschen Behörde, die Botschaft kann keine Handlungsempfehlung erteilen. Es kann lediglich darauf hingewiesen werden, dass es bei der Ausstellung von Urkunden häufig zu Übertragungsfehlern kommt. Um die Aufnahme eines falsch transkribierten Namens in die deutschen Register zu vermeiden, ist der Abgleich mit den Registern, also die Überprüfung der Urkunde, sachdienlich.

Urkundenüberprüfungen im Auftrag von Privatpersonen sind ausgeschlossen.

Welche Dokumente und Informationen werden benötigt

• ein formloses Amtshilfeersuchen mit folgendem Inhalt:
  • ggf. detaillierte Fragestellungen
  • Kostenzusage
  • ggf. ausdrückliche Anforderung der Überprüfung der Krankenhausakten (nur bei erfolgter Krankenhausgeburt)
    • Vollmacht des/der Volljährigen inkl. ID-Kopie der Eltern
    • Vollmacht des Vaters/der Mutter bei Minderjährigen inkl. ID-Kopie der Eltern Vollmacht für Überprüfung der Krankenhausakten
• kenianische Urkunde(n) im Original mit zwei einfachen Kopien
• zwei einfache Kopien der Datenseite der Pässe der Urkundeninhaber und Urkundeninhaberinnen.

Übersetzungen von Dokumenten müssen nicht vorgelegt werden.

Die Originalurkunden müssen grundsätzlich zusammen mit dem Amtshilfeersuchen übersandt werden und können nicht von der Botschaft direkt entgegengenommen werden.

Werden Urkundenüberprüfungen im Zusammenhang mit einer geplanten Eheschließung verlangt, wird das zuständige Standesamt gebeten, vor Einleitung eines Urkundenüberprüfungsverfahren bei der jeweils zuständigen Ausländerbehörde zu erfragen, ob dort ggf. bereits eine Überprüfung im Rahmen des Visumverfahrens eingeleitet wurde.

Weitere Hinweise zu Urkunden und anderen Dokumenten

Geburtsurkunden

Geburtsregister werden in Kenia nicht fortgeschrieben. Dies bedeutet, dass es zu Doppelregistrierungen kommen kann, wenn sich Antragsteller Geburtsurkunden neu ausstellen lassen und dies nicht auf der Grundlage der alten Registrierung geschieht.

Überprüfung der Krankenhausunterlagen

Da die Richtigkeit des in der Urkunde bezeugten Sachverhalts durch die Vertrauensanwälte nicht überprüft werden kann, kann die Überprüfung der Krankenhausakten einen Hinweis auf die Plausibilität der Daten auf der Geburtsurkunde liefern.

Die Überprüfung der Akten des Geburtskrankenhauses sollte eine Einzelfallentscheidung sein und deutlich im Amtshilfeersuchen formuliert werden. Ohne Vollmacht bzw. mit fehlerhaft ausgefüllter Vollmacht kann diese nicht durchgeführt werden. Es ist möglich, dass sich im Überprüfungsverfahren herausstellt, dass Krankenhausakten nicht überprüft werden können. Dies kann diverse Gründe haben, z.B. liegen Akten nicht mehr vor oder das jeweilige Krankenhaus gibt grundsätzlich keine Informationen aus.

Eidesstattliche Erklärung anstelle eines Ehefähigkeitszeugnisses

Eine Auskunft bezüglich des Familienstands bei Ledigen ist nur nach Vorlage eines Ehefähigkeitszeugnisses (Certificate of No Impediment to Marriage) möglich. Eine Ledigkeitsbescheinigung in Form einer Eidesstattlichen Versicherung kann nicht überprüft werden. Es kann lediglich eine Sachverhaltsprüfung durchgeführt werden, d.h. ob die Erklärung vor dem unterzeichnenden Notar von der betreffenden Person abgegeben wurde. Gleiches gilt für Chief Letter.

Familienstand

Bei geschiedenen oder verwitweten Personen ist das Scheidungsurteil bzw. die Sterbeurkunde zur Überprüfung vorzulegen. Ein Update des Familienstands im Eheregister findet nach Tod des Ehepartners oder Scheidung nicht automatisch statt. Es können daher nur die jeweiligen Urkunden überprüft werden.

Ablauf und Dauer der Überprüfung

Nach Eingang des vollständigen Amtshilfeersuchens wird die Überprüfung durch die Deutsche Botschaft Nairobi eingeleitet und die ersuchenden Behörden erhalten eine Eingangsbestätigung. Die Überprüfungen werden durch Vertrauensanwälte der Botschaft durchgeführt. Die abschließende Stellungnahme der Botschaft wird anhand des Prüfberichts der Vertrauensanwälte erstellt. Sie wird den ersuchenden Behörden unaufgefordert zugesandt. Die überprüfte Urkunde wird mit einem Prüfvermerk auf der Rückseite versehen. Mit der Stellungnahme wird der elektronische Festsetzungsbescheid versandt, auf dem die berechneten Auslagen entsprechend des aktuellen Wechselkurses aufgeführt sind. Die Bearbeitungsdauer beträgt in der Regel bis zu sechs Monate, in Einzelfällen auch länger. Wegen des hohen Geschäftsanfalls bittet die Botschaft, von zusätzlichen Sachstandsanfragen abzusehen. Schriftverkehr wird nur zwischen der Botschaft und der ersuchenden Behörde geführt. Privatpersonen erhalten keine Auskünfte.

Höhe der Kostenzusage

Die Auslagen des Vertrauensanwalts für die Überprüfung von Urkunden berechnen sich pro Urkunde und deren Ausstellungsort. Ein weiterer Faktor zur Berechnung bei Geburtsurkunden ist die Überprüfung von Krankenhausunterlagen. Da der Wechselkurs starken Schwankungen unterliegt und die Botschaft am Ende des Überprüfungsprozesses eine reibungslose Abrechnung gewährleisten möchte, wird um eine Kostenübernahmeerklärung entsprechend dieser Orientierungshilfe gebeten.

Geburtsurkunden

Gerichtsurteile, Affidavits, Chief Letter

Eheurkunden, Ehefähigkeitszeugnisse

Zum Versand des Amtshilfeersuchens inkl. Originalurkunden steht deutschen Behörden der amtliche Kurierweg des Auswärtigen Amts offen:

Botschaft Nairobi

Rechts- und Konsularreferat

Kurstr. 36

10117 Berlin ​​​​​​​

ÜBERPRÜFUNG BURUNDISCHER URKUNDEN IM WEGE DER AMTSHILFE

Voraussetzungen

Auch Burundi ist kein Mitgliedsstaat des Haager Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation.

Die Voraussetzungen für die Legalisation burundischer Urkunden sind seit 2016 nicht mehr gegeben.

Stattdessen besteht für deutsche Behörden die Möglichkeit, burundische Urkunden im Wege der Amtshilfe überprüfen zu lassen.

Dies erfolgt durch eine vertrauensanwaltliche Überprüfung von Personenstandsurkunden und beinhaltet den Abgleich mit den standesamtlichen Registern. Hierdurch kann inländischen Stellen eine Entscheidungshilfe gegeben werden.

Eine inhaltliche Überprüfung des in den Urkunden bezeugten Sachverhalts kann durch die Vertrauensanwälte nicht geleistet werden. Ebenso werden keine Befragungen von Familienmitgliedern, Bekannten etc. durchgeführt.

Certificates de Célibat, Gerichtsbeschlüsse und ähnliche Dokumente können nicht mit Registern abgeglichen werden. Hier ist lediglich eine Sachverhaltsprüfung bei den ausstellenden Stellen möglich.

Ob eine Überprüfung erforderlich ist, liegt im Ermessen der jeweiligen deutschen Behörde, die Botschaft kann keine Handlungsempfehlung erteilen.

Urkundenüberprüfungen im Auftrag von Privatpersonen sind ausgeschlossen.

Welche Dokumente und Informationen werden benötigt

• ein formloses Amtshilfeersuchen mit folgendem Inhalt:
  • ggf. detaillierte Fragestellungen
  • Kostenzusage
• burundische Urkunde(n) im Original mit zwei einfachen Kopien
• zwei einfache Kopien der Datenseite der Pässe der Urkundeninhaber und Urkundeninhaberinnen.

Übersetzungen von Dokumenten müssen nicht vorgelegt werden.

Die Originalurkunden müssen grundsätzlich zusammen mit dem Amtshilfeersuchen übersandt werden und können nicht von der Botschaft direkt entgegengenommen werden.

Werden Urkundenüberprüfungen im Zusammenhang mit einer geplanten Eheschließung verlangt, wird das zuständige Standesamt gebeten, vor Einleitung eines Urkundenüberprüfungsverfahren bei der jeweils zuständigen Ausländerbehörde zu erfragen, ob dort ggf. bereits eine Überprüfung im Rahmen des Visumverfahrens eingeleitet wurde.

Weitere Hinweise zu Urkunden und anderen Dokumenten

Geburtsurkunden

Die Vorlage der burundischen Geburtsurkunde (Acte de Naissance) im Original ist zwingend für die Überprüfung notwendig.

Laut burundischer Rechtslage wird die Registrierung aller vor 1980 stattgefundenen Geburten - bis auf wenige Ausnahmen - durch die notarielle Bescheinigung Acte de notoriété tenant lieu d’Acte de Naissance nachgewiesen.

Certificat de Célibat

Das Certificat de Célibat wird auf Basis des Personalausweises (der carte d’identité) ausgestellt, auf dem auch der Familienstand vermerkt ist. Bei Änderung des Familienstands sind burundische Staatsangehörige dazu angehalten, einen neuen Personalausweis zu beantragen. Es gibt kein Register, dessen Eintrag als Grundlage für die Ausstellung des Certificat de Célibat herangezogen werden könnte.

Ablauf und Dauer der Überprüfung

Nach Eingang des vollständigen Amtshilfeersuchens wird die Überprüfung durch die Deutsche Botschaft Nairobi eingeleitet und die ersuchenden Behörden erhalten eine Eingangsbestätigung. Die Überprüfungen werden durch Vertrauensanwälte der Botschaft durchgeführt. Die abschließende Stellungnahme der Botschaft wird anhand des Prüfberichts der Vertrauensanwälte erstellt. Sie wird den ersuchenden Behörden unaufgefordert zugesandt. Die überprüfte Urkunde wird mit einem Prüfvermerk auf der Rückseite versehen. Mit der Stellungnahme wird der elektronische Festsetzungsbescheid versandt, auf dem die berechneten Auslagen aufgeführt sind. Die Bearbeitungsdauer beträgt in der Regel drei Monate, in Einzelfällen auch länger. Wegen des hohen Geschäftsanfalls bittet die Botschaft, von zusätzlichen Sachstandsanfragen abzusehen. Schriftverkehr wird nur zwischen der Botschaft und der ersuchenden Behörde geführt. Privatpersonen erhalten keine Auskunft.

Höhe der Kostenzusage

Die Auslagen des Vertrauensanwalts für die Überprüfung von Urkunden berechnen sich pro Urkunde und betragen 60 €.

Zum Versand des Amtshilfeersuchens inkl. Originalurkunden steht deutschen Behörden der amtliche Kurierweg des Auswärtigen Amts offen:

Botschaft Nairobi

Rechts- und Konsularreferat

Kurstr. 36

10117 Berlin

Urkunden aus Somalia können derzeit auch weder überprüft werden, noch kann ihre Echtheit und inhaltliche Richtigkeit auf andere Weise festgestellt werden. Es liegt im Ermessen der Behörde, der eine somalische Urkunde vorgelegt wird, ob sie diese als echt einschätzt und ihrem Inhalt vertraut (vgl. § 438 Abs. 1 ZPO).

Urkunden von den Seychellen können mit einer Apostille nach dem Haager Übereinkommen über die Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation versehen werden. Die Apostille wird von den folgenden seychellischen Behörden erteilt: Außenministerium, Attorney General, The Secretary to the Cabinet, The Registrar of the Supreme Court.

Haftungsausschluss:

Alle Angaben in diesem Text beruhen auf den Erkenntnissen und Einschätzungen zum Zeitpunkt der Texterfassung. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit, insbesondere wegen zwischenzeitlich eingetretener gesetzlicher Neuerungen, kann keine Gewähr übernommen werden.